Dit is niet goed: een gekaapte Daily Scrum voor statusupdates


Dit is niet goed: een gekaapte Daily Scrum voor statusupdates

Tijdens de Daily Scrum is altijd een lijnmanager aanwezig. Natuurlijk is de Daily Scrum open, maar het is niet de bedoeling dat anderen zich bemoeien met de inhoud van de vergadering.

Als Scrum Master had ik een probleem met een van de lijnmanagers die betrokken was tijdens de Daily Scrum en zich met ieder probleem bemoeide. Soms was het zelfs zo erg dat hij voor het Sprint Board stond en het hele gesprek leidde. Hij vroeg het team naar elke sticky op het bord en vroeg om een update over de status.

Tijdens deze vergadering beantwoordde het hele team vragen van de leidinggevende. Er ontstond geen enkel waardevol gesprek tussen de teamleden.

Toen deze leidinggevende de ruimte verliet, vroeg ik het team of iemand mij hun plan voor die dag kon vertellen. Natuurlijk konden ze dat niet! Geen van de teamleden kon uitleggen wat ze van plan waren voor die dag om dichter bij het sprint-doel te komen.

Geen statusupdate

Ik heb dit vaak gezien tijdens mijn carrière in Scrum en Agile omgevingen. Soms is het een lijnmanager die de Daily Scrum heeft overgenomen; soms geeft het team niet veel meer dan een statusupdate aan de Scrum Master of Product Owner.

De Scrum Guide van 2017 vermeldde:

Sommige Ontwikkelteams gebruiken vragen, anderen zijn meer op discussie gebaseerd. Hier is een voorbeeld van wat er gebruikt kan worden:
- Wat heb ik gisteren gedaan wat het Ontwikkelteam heeft geholpen het Sprint Doel te bereiken?
- Wat ga ik vandaag doen om het Ontwikkelteam te helpen het Sprint Doel te bereiken
- Zie ik enig obstakel die mij of het Ontwikkelteam in de weg staat het Sprint Doel te bereiken?

    En dit deel van de Scrum-gids was vreselijk, naar mijn mening. Dit maakt veel van de Daily Scrums gewoon een statusupdate. Elk teamlid beantwoordt bijna gedachteloos de drie gestelde vragen alsof het een examen is en gaat weer aan het werk. Het resultaat: geen goede discussies over het werk, geen plan en de meeste ontwikkelaars zijn teleurgesteld dat ze tijd moeten besteden aan deze vergadering.

    Gelukkig leven we niet meer in 2017. De Scrum Guide is een werk in uitvoering; nieuwe inzichten maken daarom ook deel uit van nieuwe versies. De huidige (2020-versie) beschrijft de Daily Scrum als volgt:

    Daily Scrum

    Het doel van de Daily Scrum is om voortgang richting het Sprint doel te inspecteren en de Sprint Backlog als nodig aan te passen, waarbij het aankomend gepland werk wordt bijgesteld.

    De Daily Scrum is een gebeurtenis van 15 minuten voor de Developers van het Scrum Team. Om complexiteit te verminderen, wordt het elke werkdag van de Sprint op dezelfde tijd en op dezelfde plaats gehouden. Als de Product Owner of Scrum Master actief werken aan items in de Sprint Backlog nemen ze deel als Developers.

    De Developers kiezen zelf de structuur en techniek die ze willen, zolang hun Daily Scrum focust op voortgang richting het Sprint Doel en het een uitvoerbaar plan genereert voor het werk van de komende dag. Dit creëert focus en verbetert de zelfsturing.

    Daily Scrums verbeteren communicatie, identificeren belemmeringen, helpen in het snel nemen van beslissingen en nemen daarmee de noodzaak voor andere vergaderingen weg.

    De Daily Scrum is niet het enige moment waarop de Developers hun plan mogen aanpassen. Gedurende de dag komen ze vaak samen voor meer gedetailleerde discussies over het aanpassen of het herplannen van de rest van het werk van de Sprint.

    Dit is de complete tekst over de Daily Scrum in de Scrum Guide. Zoals je ziet, wordt er niet meer gesproken over de drie vragen. Deze zin maakt duidelijk hoe een Daily Scrum gestructureerd moet worden:

    De Developers kiezen zelf de structuur en techniek die ze willen, zolang hun Daily Scrum focust op voortgang richting het Sprint Doel en het een uitvoerbaar plan genereert voor het werk van de komende dag. Dit creëert focus en verbetert de zelfsturing.

    Zoals je ziet, selecteren de ontwikkelaars de structuur en technieken, niet een lijnmanager, Scrum Master, Product Owner of een eis vanuit de organisatie, maar de ontwikkelaars beslissen daarover! En eigenlijk is dat heel logisch!

    Voor de ontwikkelaars

    De Daily Scrum is een bijeenkomst voor de ontwikkelaars, niet voor iemand anders. Natuurlijk is een deel van de bijeenkomst een statusupdate, maar dat is voor het team om te zien waar ze nu staan. Van daaruit is het centrale onderdeel om te plannen voor de volgende werkdag.

    Nu heb ik een aantal Product Owners ontmoet die het gevoel hadden dat ze moesten bijdragen aan de Daily Scrum. Ze dachten dat het noodzakelijk was om samen te werken aan het 'dagplan', zodat het team aan de juiste prioriteiten zou werken. Laat me duidelijk zijn: dit is de manier als je wilt dat het Scrum-team terugkeert naar statusvergaderingen! Wil je liever een team dat autonoom, zelf, beslissingen neemt die jou product vooruit helpen; lees dan vooral verder!

    Als Product Owner ben je betrokken bij de Scrum planning; daarna is het aan het team om te bepalen wat er op de Sprint Backlog staat. Als Product Owner begrijp ik dat je soms prioriteiten wilt stellen tijdens de sprint, maar dat is niet aan jou! Het team is verantwoordelijk voor het bepalen van de prioriteiten tijdens de sprint.

    Dat geldt ook voor andere mensen in de organisatie. Zoals ik al zei, is de Daily Scrum een open bijeenkomst waar iedereen kan luisteren naar deze korte planning-sessie van het team, maar ze mogen tijdens deze vergadering niet in discussie gaan met de ontwikkelaars. Het team is gericht op het maken van een goed plan, dus stoor ze daar niet bij!

    Een plan voor de dag

    Toen ik bij een nieuw team startte, vroeg ik het team naar hun doel voor de Daily Scrum. "Om je een antwoord te geven op de drie vragen," vertelde een van de teamleden me.

    Verdorie, Scrum Gids 2017!

    "Maar wanneer beslissen jullie als team wat je vandaag gaat doen?" vroeg ik.

    Natuurlijk, ik wist het antwoord: "Dat doen we gedurende de dag."

    En dat staat haaks op de definitie in de Scrum Guide 2020:

    Daily Scrums verbeteren communicatie, identificeren belemmeringen, helpen in het snel nemen van beslissingen en nemen daarmee de noodzaak voor andere vergaderingen weg.

    Een van de doelen van de Daily Scrum is om consistent de noodzaak voor andere vergaderingen te elimineren. Als je de Daily correct uitvoert, zou je geen behoefte moeten hebben aan aanvullende vergaderingen over planning. Oké, dat is een beetje zwart-wit, maar je begrijpt het idee!

    Dus, stop alsjeblieft met het kapen van je Daily Scrums door mensen die alleen maar een statusupdate willen. Als ze willen zien waar het team aan werkt, moeten ze maar kijken naar wat er gebeurt op het Sprint Board. Als ze daar vragen over hebben, staan de Product Owner en Scrum Master klaar om die vragen te beantwoorden!

    Enkele leerpunten

    Als Scrum Master moet je je team leren hoe je een Daily Scrum correct uitvoert. Laat ze zich focussen op het doel van die vergadering: een plan maken voor de volgende dag.

    Help het team wanneer andere mensen dan ontwikkelaars proberen de vergadering over te nemen om statusupdates te krijgen. Wanneer ik zie dat mensen de vergadering bijwonen, vertel ik ze altijd dat ze aanwezig mogen zijn, maar niet mogen praten. Ja, zelfs tegen de hoogste directeur in het bedrijf zeg ik dat!

    Gebruik de retrospective als je erachter komt dat ontwikkelaars extra vergaderingen nodig hebben gedurende de dag om hun plannen af te stemmen. Dit kan erop wijzen dat ze niet volledig halen uit de Daily Scrum wat ze nodig hebben.

    Een van de redenen kan zijn dat een manager de Daily Scrum bijwoont, waardoor het team niet vrijuit kan spreken. Als dat het geval is, moet je die betreffende persoon uit de vergadering verwijderen.

    Tijdens een Daily Scrum vraag ik mijn teams soms: "Hebben we een plan voor vandaag?". Soms zie ik teamleden die zich daar niet prettig bij voelen. Vervolgens vraag ik wat ze nodig hebben om zich comfortabeler te voelen bij het plan. Dit opent bijna altijd een discussie die eindigt met een beter plan.

    Nog een laatste opmerking over de tijdbox van 15 minuten. Het is belangrijk om de vergadering kort te houden, maar wat als je erachter komt dat het team meer tijd nodig heeft? Ik zou aanraden om de vergadering gewoon door te laten lopen. Wat heeft de vergadering voor zin als je deze terugbrengt naar 15 minuten, maar eindigt zonder plan? Dan besteed je 15 minuten zonder resultaten. Naar mijn mening is een vergadering van 20 minuten, met een plan, veel waardevoller dan een uitstekende tijdbox van 15 minuten zonder plan!